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會(huì)計(jì)原始憑證電子化業(yè)務(wù)平臺(tái)

一、立項(xiàng)目的、意義和必要性
　  1、 項(xiàng)目研究的目的：
　  根據(jù)國際權(quán)威數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)IDC的報(bào)告，會(huì)計(jì)外包市場在2008年已經(jīng)達(dá)到476億美金的規(guī)模，隨著web2.0在全球范圍內(nèi)的興起，會(huì)計(jì)服務(wù)通過互聯(lián)網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)和交付已經(jīng)越來越成為可能。隨著本土中小企業(yè)的信息化程度的提高和會(huì)計(jì)電算化的普及，互聯(lián)網(wǎng)和信息化改變著企業(yè)運(yùn)營的模式。該項(xiàng)目將通過會(huì)計(jì)原始憑證掃描等方式進(jìn)行數(shù)字化處理，并將電子影像文件集中存儲(chǔ)和管理，提供給財(cái)會(huì)人員進(jìn)行記賬,復(fù)核等業(yè)務(wù)處理. 建立以電子化的會(huì)計(jì)原始憑證為基礎(chǔ)的工作流程管理, 從而解決會(huì)計(jì)原始憑證傳遞慢、保管難、查詢難的問題。
　  2、 項(xiàng)目研究的意義：
　  該項(xiàng)目的研究，對(duì)于提高會(huì)計(jì)原始憑證的流轉(zhuǎn)效率和管理效率,更好地滿足中小企業(yè)財(cái)務(wù)“日清月結(jié)”的需求，把傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)手續(xù)變成事前籌劃與實(shí)時(shí)監(jiān)控，讓企業(yè)在高效管理與成本節(jié)約之間找到最佳平衡，對(duì)于增強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)制度的執(zhí)行力，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，有積極的作用。
　  3、 項(xiàng)目研究的必要性：
　  在國內(nèi)代理記賬行業(yè)，企業(yè)的會(huì)計(jì)原始憑證的傳遞，往往通過去客戶處取，客戶送上門，第三方物流方式進(jìn)行，容易造成會(huì)計(jì)原始憑證的破損、丟失、毀壞，對(duì)會(huì)計(jì)原始憑證保存的完整性、安全性帶來困難。原始的紙質(zhì)票據(jù)不便于日常實(shí)時(shí)查詢，更無法實(shí)現(xiàn)異地查詢。通過會(huì)計(jì)原始憑證電子化，可以方便、靈活、快捷地實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)原始憑證全掌控，并與企業(yè)的內(nèi)控結(jié)合，協(xié)同管理，縮短企業(yè)的管理流程。
　  二、技術(shù)水平
　  1、項(xiàng)目所屬領(lǐng)域：高技術(shù)服務(wù)業(yè)
　  2、國內(nèi)研究現(xiàn)狀：在國內(nèi)代理記賬行業(yè)，記賬業(yè)務(wù)主要由會(huì)計(jì)根據(jù)紙質(zhì)的原始憑證,在本地化的財(cái)務(wù)軟件或者SAAS模式的記賬軟件進(jìn)行記賬,原始憑證通常采用郵寄或者上門的方式獲得。而通過在線的方式,將原始憑證的電子文件,提供給會(huì)計(jì)進(jìn)行記賬業(yè)務(wù)處理,在國內(nèi)的代理記賬行業(yè),很少發(fā)現(xiàn)。
　  3、國外研究現(xiàn)狀：目前，原始憑證的電子化在國際經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中有著廣泛的應(yīng)用，相關(guān)技術(shù)，如原始憑證的電子化、原始憑證的電子化存儲(chǔ)，在國際金融及商業(yè)領(lǐng)域中都有廣泛的應(yīng)用。在憑證遠(yuǎn)程傳輸和處理方面，國外已經(jīng)率先完成了憑證在線交換體系的建設(shè)和改革，并且已經(jīng)基本做到通過在線的方式全面完成電子憑證的采集、處理與清算。這一技術(shù)在國內(nèi)的開發(fā)與應(yīng)用尚屬空白,國內(nèi)的財(cái)務(wù)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)還停留在以原始憑證為基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)處理模式上，這樣對(duì)行業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的發(fā)展及客戶的服務(wù)都造成了極大的局限。
　  ４、與同類研究技術(shù)的比較：與傳統(tǒng)的代理記賬業(yè)務(wù)模式相比較，采用基于電子化原始憑證的業(yè)務(wù)模式,賬務(wù)處理可以先于原始憑證的到達(dá)而完成，從而大大提高了財(cái)務(wù)管理、財(cái)務(wù)處理的效率和速度。
　  三、項(xiàng)目總體目標(biāo)
　  1、關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)：客戶端瀏覽器在0-5秒內(nèi)裝載完成, 文檔上傳速度不小于20K/秒; 單次請(qǐng)求的處理時(shí)間應(yīng)不超過10秒;用戶報(bào)告系統(tǒng)在指定時(shí)間內(nèi)的故障比率<1%；系統(tǒng)支持7*24小時(shí)服務(wù)，系統(tǒng)不停機(jī)運(yùn)行時(shí)間>100天；系統(tǒng)支持的最大用戶交易并發(fā)數(shù)為500；系統(tǒng)可容納的最大用戶數(shù)為10000。
　  2、經(jīng)濟(jì)效益指標(biāo)：會(huì)計(jì)原始憑證電子化業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供了及時(shí)訪問客戶原始憑證的能力，將提供一套完整的、自動(dòng)的、安全的、能滿足國內(nèi)中小企業(yè)實(shí)際應(yīng)用需求的解決方案,而且提高了服務(wù)的附加價(jià)值，預(yù)計(jì)借助該系統(tǒng)，可以擴(kuò)大銷售額500萬元。
　  3、社會(huì)效益指標(biāo)：會(huì)計(jì)原始憑證電子化業(yè)務(wù)平臺(tái)的推出,將滿足客戶對(duì)財(cái)務(wù)外包服務(wù)的便捷性需求，滿足客戶“日傳單”、“日記賬”“日清月結(jié)”的財(cái)務(wù)管理需求，改善國內(nèi)現(xiàn)有的憑證處理體系和會(huì)計(jì)處理習(xí)慣，推動(dòng)國內(nèi)的會(huì)計(jì)憑證處理與國際接軌，具備積極的作用
　  四、項(xiàng)目具體內(nèi)容
　  1、要解決的主要問題：拍照硬件的選擇及設(shè)計(jì),條碼識(shí)別及壓縮軟件的設(shè)計(jì);電子文件自動(dòng)分發(fā)到對(duì)應(yīng)的客戶目錄;文檔管理平臺(tái)的目錄組織及規(guī)劃；電子文件管理平臺(tái)的歸檔,退回,作廢等文件流轉(zhuǎn)功能;電子文件的瀏覽及放大縮小功能開發(fā)。
　  2、解決方案：運(yùn)用數(shù)據(jù)庫、Internet、條碼、OCR識(shí)別、圖像壓縮、海量存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)加密等最新的應(yīng)用技術(shù)成果，將會(huì)計(jì)原始憑證通過掃描等方式進(jìn)行數(shù)字化處理，并將電子文件集中存儲(chǔ)和管理，通過互聯(lián)網(wǎng)提供給財(cái)會(huì)人員進(jìn)行記賬、復(fù)核等業(yè)務(wù)處理。
　  3、工作任務(wù)：
　  （1）硬件的選擇及設(shè)計(jì)：針對(duì)代理記賬行業(yè)中小企業(yè)票據(jù)類型的多樣化，并結(jié)合工作效率的要求，硬件考慮采用拍攝設(shè)備，能處理A4和B5兩種幅面的原始憑證，外形簡潔，成本控制在300-500元。
　  （2）條碼識(shí)別軟件的設(shè)計(jì)：能夠準(zhǔn)確識(shí)別一維碼，支持2種工作模式（單拍和多拍），可以選擇不同的壓縮比以及多種存儲(chǔ)各式，支持特定長度及格式的一維碼的篩選，能自動(dòng)以一維碼的信息作為文件名稱保存。
　  （3）電子文件自動(dòng)分發(fā)：能夠根據(jù)條碼信息自動(dòng)分發(fā)到系統(tǒng)對(duì)應(yīng)的文件目錄下，如果出現(xiàn)不匹配的文件，可以通過短信，郵件等方式，及時(shí)提醒相關(guān)業(yè)務(wù)人員處理。分發(fā)錯(cuò)誤率小于0.0001。
　  （4）文檔管理平臺(tái)的目錄組織及規(guī)劃：地區(qū)作為一級(jí)目錄（一期包括北京，上海，天津，大連，杭州，南京，南通，濟(jì)南）；客戶名稱作為二級(jí)目錄，年份作為3級(jí)目錄，月份作為4級(jí)目錄，在月份下設(shè)置歸檔，退回等子目錄。
　  （5）電子文件管理平臺(tái)的文件流轉(zhuǎn)功能：自動(dòng)分發(fā)到客戶目錄里面的文件應(yīng)該出現(xiàn)在對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)人員（如記賬會(huì)計(jì)）的工作桌面上，記賬完成后，執(zhí)行歸檔操作后，無需刷新頁面操作，及時(shí)從待處理的任務(wù)中取消；同時(shí)，業(yè)務(wù)上應(yīng)該支持作廢，退回等操作。 
　  4、關(guān)鍵技術(shù)：資料庫基于JSR-170標(biāo)準(zhǔn)接口和相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建；使用Ajax實(shí)現(xiàn)從服務(wù)器端異步獲取數(shù)據(jù)，根據(jù)客戶的需求實(shí)時(shí)顯示在頁面的特定位置；基于文件夾的規(guī)則引擎設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)文檔的規(guī)則驅(qū)動(dòng)，并通過一致化模板為用戶提供自定義界面外觀；利用JSF進(jìn)行網(wǎng)頁風(fēng)格設(shè)計(jì)；通過瀏覽器顯示最終結(jié)果；利用Flash編寫的預(yù)覽模板，自定義各類預(yù)覽模板，用來實(shí)現(xiàn)文檔的不同視圖；系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)層次結(jié)構(gòu)無關(guān)，具有良好的伸縮性：可同時(shí)適應(yīng)于應(yīng)用分布式的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)或應(yīng)用集中式的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)；支持跨平臺(tái)無縫移植；
　  5、創(chuàng)新點(diǎn)：國內(nèi)代理記賬行業(yè)首家針對(duì)中小企業(yè)原始憑證通過條碼進(jìn)行管理，通過規(guī)則引擎設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)電子憑證的自動(dòng)分發(fā),支持憑證的待處理-歸檔-作廢-退回等流轉(zhuǎn),采用領(lǐng)先的文檔權(quán)限控制和加密技術(shù)，有效保障文檔的安全。
　  五、推廣應(yīng)用前景及項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)分析
　  １、推廣應(yīng)用前景：該項(xiàng)目基于B/S模式，打破了時(shí)間與地域限制，可以大規(guī)模復(fù)制并推廣。針對(duì)不同類型的企業(yè),可以提供不同形式的財(cái)務(wù)外包服務(wù)。集團(tuán)公司及分支機(jī)構(gòu)的財(cái)物外包服務(wù)創(chuàng)新:由集團(tuán)公司及各個(gè)分支機(jī)構(gòu)將其日常核算的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證電子化后，全部上傳到會(huì)計(jì)憑證電子化業(yè)務(wù)平臺(tái)中，華財(cái)專業(yè)人員統(tǒng)一進(jìn)行賬務(wù)處理，集團(tuán)公司及分支機(jī)構(gòu)可以在線審核、查賬、打印合并報(bào)表等。中小企業(yè)的財(cái)務(wù)外包服務(wù)創(chuàng)新：客戶端的行政、出納人員將企業(yè)原始憑證電子化后，上傳到會(huì)計(jì)憑證電子化業(yè)務(wù)平臺(tái)中，華財(cái)專業(yè)人員統(tǒng)一進(jìn)行賬務(wù)處理，客戶可實(shí)時(shí)在線審帳、查看。
　  2、風(fēng)險(xiǎn)分析：
　  市場風(fēng)險(xiǎn)：可能存在著研發(fā)成果在產(chǎn)品中應(yīng)用后無法得到市場認(rèn)可。
　  技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)：可能存在技術(shù)開發(fā)無法實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，導(dǎo)致研發(fā)失敗的結(jié)果。
　  政策風(fēng)險(xiǎn)：可能存在政府相關(guān)政策調(diào)整，導(dǎo)致該項(xiàng)研發(fā)沒有實(shí)際意見。
　  營銷風(fēng)險(xiǎn)：可能存在技術(shù)在產(chǎn)品中應(yīng)用后不能訂購方接受。
　  六、項(xiàng)目組織管理措施
　  1、組織協(xié)調(diào)措施及項(xiàng)目運(yùn)行機(jī)制：
　  （1）制定立項(xiàng)報(bào)告；
　  （2）對(duì)項(xiàng)目投入進(jìn)行核算，編寫預(yù)算計(jì)劃；
　  （3）組成課題研究小組，對(duì)項(xiàng)目組成員進(jìn)行分工，并配備相應(yīng)的研發(fā)專用設(shè)施及設(shè)備；
　  （4）對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行嚴(yán)格的管理，對(duì)研發(fā)人員進(jìn)行嚴(yán)格的績效考核；
　  （5）執(zhí)行嚴(yán)格的研發(fā)流程：按照市場調(diào)研→拍攝設(shè)備選型→系統(tǒng)設(shè)計(jì)與編碼→系統(tǒng)測試→系統(tǒng)優(yōu)化→提交業(yè)務(wù)指導(dǎo)書的路線進(jìn)行研究開發(fā)。
　  （6）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行階段性審查，項(xiàng)目完成后組織專家組進(jìn)行審核。
　  2、保障措施：
　  （1）技術(shù)保障。技術(shù)部負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目參與人員進(jìn)行培訓(xùn)，組織技術(shù)攻關(guān)，為項(xiàng)目開展提供技術(shù)支持。
　  （2）人員保證：人力資源部門做好項(xiàng)目參與人員的績效考核，確保參與人員的穩(wěn)定性；同時(shí)，做好人才儲(chǔ)備，在項(xiàng)目出現(xiàn)人員短缺時(shí)，能及時(shí)予以補(bǔ)充。
　  （3）資金保證：財(cái)務(wù)部門做好經(jīng)費(fèi)的及時(shí)劃轉(zhuǎn)，做好資金使用的核算與監(jiān)管，確保項(xiàng)目的順利實(shí)施。
　  七、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃
　  2009.1.1－2009.3.30 項(xiàng)目前期調(diào)研及需求分析
　  2009.4.1－2010.1.30 拍攝儀選型，識(shí)別軟件及文檔管理平臺(tái)設(shè)計(jì)與開發(fā)
　  2010.3.1－2010.6.30 系統(tǒng)功能測試
　  2010.7.1－2011.6.30 系統(tǒng)功能優(yōu)化及培訓(xùn)
　  2011.7.1－2012.12.30 完善業(yè)務(wù)手冊(cè)及知識(shí)產(chǎn)權(quán)辦理
　  八、成果描述
　  預(yù)期主要技術(shù)成果：申請(qǐng)發(fā)明專利1項(xiàng)，實(shí)用新型專利2項(xiàng)，外觀專利1項(xiàng)。
　  知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬：歸屬本申請(qǐng)單位。
　  1.國外先進(jìn)理念和管理方式與國內(nèi)財(cái)務(wù)外包業(yè)務(wù)結(jié)合的創(chuàng)新
　  通過會(huì)計(jì)原始憑證電子化業(yè)務(wù)平臺(tái)完成電子憑證的采集、處理與清算，這一系統(tǒng)和體系的建立可以使賬務(wù)處理先與原始憑證的到達(dá)而完成，從而大大提高了財(cái)務(wù)管理、財(cái)務(wù)處理的效率和速度。
　  結(jié)合國外先進(jìn)理念和管理方式，并充分考慮了華財(cái)會(huì)計(jì)在線的實(shí)際業(yè)務(wù)情況而建立的會(huì)計(jì)原始憑證電子化業(yè)務(wù)平臺(tái)，既能提供在網(wǎng)上立即訪問會(huì)計(jì)電子憑證的能力，保證所需要的文檔按照正確的工作流程在正確的時(shí)間提供給正確的使用人員，又可不再依賴紙張進(jìn)行業(yè)務(wù)文檔的存儲(chǔ)及管理，實(shí)現(xiàn)低成本的光存儲(chǔ)介質(zhì)、磁帶等設(shè)備的自動(dòng)化文檔存儲(chǔ)等。系統(tǒng)既允許將文檔、圖像、報(bào)表數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)在一個(gè)系統(tǒng)中，進(jìn)行全面集中管理，同時(shí)也允許將索引管理信息集中存放，文檔對(duì)象分布存儲(chǔ)，從而實(shí)現(xiàn)“分布式存儲(chǔ)、集中式管理”體系架構(gòu)。
　  2．現(xiàn)有的憑證處理體系和會(huì)計(jì)處理習(xí)慣的創(chuàng)新 
　  會(huì)計(jì)原始憑證的電子化經(jīng)歷數(shù)字化、檢查、OCR識(shí)別、校對(duì)、檢驗(yàn)等一系列的過程,同時(shí),應(yīng)用OCR技術(shù)，使文檔處理達(dá)到“自動(dòng)集中處理+電子安全保存+數(shù)據(jù)有效應(yīng)用”的效果。會(huì)計(jì)原始憑證電子化業(yè)務(wù)平臺(tái)建立了以電子化的會(huì)計(jì)憑證為基礎(chǔ)的工作流。電子化的會(huì)計(jì)憑證直接進(jìn)入工作處理流程，觸發(fā)相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理過程，并且依據(jù)預(yù)先設(shè)定好的工作流程來進(jìn)行流轉(zhuǎn)，大大提高自動(dòng)化程度。電子化的會(huì)計(jì)原始憑證資料完成了業(yè)務(wù)處理流程之后，需要將這些數(shù)字化資料進(jìn)行長期存儲(chǔ)以滿足日后經(jīng)常性的查詢?cè)L問需求，同時(shí)對(duì)于經(jīng)常不用的資料還需要進(jìn)行歸檔處理。通過多級(jí)存儲(chǔ)的支持以及存儲(chǔ)管理軟件的集成使用，使得大量的數(shù)字化資料的長期存儲(chǔ)變得容易和安全，并且容易實(shí)現(xiàn)在線訪問。
　  會(huì)計(jì)原始憑證電子化業(yè)務(wù)平臺(tái)的推出,將滿足客戶對(duì)財(cái)務(wù)外包服務(wù)的便捷性需求，滿足客戶“日傳單”、“日記賬”“日清月結(jié)”的財(cái)務(wù)管理需求，做到通過在線的方式全面完成電子憑證的采集、處理與清算。會(huì)計(jì)原始憑證電子化業(yè)務(wù)平臺(tái)的應(yīng)用可以使得賬務(wù)處理先與原始憑證的到達(dá)而完成，從而大大提高了財(cái)務(wù)管理、財(cái)務(wù)處理的效率和速度，推動(dòng)國內(nèi)的會(huì)計(jì)憑證處理與國際接軌。
　  華財(cái)會(huì)計(jì)在線的代理記賬業(yè)務(wù)依托會(huì)計(jì)原始憑證電子化業(yè)務(wù)平臺(tái)開展5年來,取得了很好得使用效果,具備很強(qiáng)的可操作行。
　  3.憑證電子化帶來的記賬作業(yè)方式的創(chuàng)新
　  會(huì)計(jì)原始憑證電子化業(yè)務(wù)平臺(tái)按照憑證處理的不同角色，如助理會(huì)計(jì)，記賬會(huì)計(jì)，復(fù)核會(huì)計(jì)等，并采用流水線作業(yè)模式。憑證處理的主要流程包括原始憑證歸集-憑證電子化-電子化憑證傳輸-電子化憑證財(cái)務(wù)處理-電子化憑證歸檔-電子化憑證復(fù)核-電子化憑證統(tǒng)計(jì)等。
　  會(huì)計(jì)原始憑證電子化業(yè)務(wù)平臺(tái)的主要功能包括業(yè)務(wù)流程管理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理、系統(tǒng)管理、權(quán)限管理、條碼管理、報(bào)表管理等功能。 
　  電子化憑證的流轉(zhuǎn)處理：電子憑證在本地采集，通過傳輸服務(wù)集中存放在數(shù)據(jù)庫服務(wù)器上，任何有權(quán)限的操作員都可對(duì)會(huì)計(jì)原始憑證的電子憑證憑證進(jìn)行訪問，不會(huì)受到地域和時(shí)間限制。 
　  靈活的會(huì)計(jì)原始憑證復(fù)核功能：對(duì)已經(jīng)建立精確索引的會(huì)計(jì)原始憑證電子憑證提供按原始憑證編碼、客戶名稱等進(jìn)行復(fù)核，并可進(jìn)行批量復(fù)核查詢。 
　  在線業(yè)務(wù)流程監(jiān)督機(jī)制：實(shí)時(shí)記錄和傳遞業(yè)務(wù)信息，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞到各相關(guān)部門，進(jìn)行業(yè)務(wù)查詢、監(jiān)督處理等管理，為業(yè)務(wù)管理提供網(wǎng)絡(luò)化支持。 
　  嚴(yán)格身份認(rèn)證和授權(quán)/訪問控制：平臺(tái)提供多種可選認(rèn)證方式，可以控制應(yīng)用/用戶訪問哪些信息，而且控制應(yīng)用/用戶有權(quán)執(zhí)行哪些操作。 
　  完善的系統(tǒng)功能：提供了會(huì)計(jì)原始憑證電子化憑證的存儲(chǔ)、查閱、備份及數(shù)據(jù)清理等功能，同時(shí)還能利用這些數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)如風(fēng)險(xiǎn)控制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能。 
　  條碼管理功能：提供會(huì)計(jì)原始憑證的條碼接口選擇和支持。 
　  通過作業(yè)方式的轉(zhuǎn)變，很大程度的提高了財(cái)務(wù)處理的工作效率。